Location per eventi a Milano con più di 1.000 persone: come sceglierla

Organizzare un evento per più di 1.000 persone non è semplice. E chi lo fa di professione lo sa molto bene.
È necessario considerare molteplici elementi, come:

• La fase pre-evento, quindi la contrattualistica con lo spazio scelto, la preparazione di tutto il materiale da predisporre in loco e gli allestimenti, definizione degli ospiti e modalità di invito e accoglienza dei partecipanti, la promozione dell’evento stesso, la sintonia perfetta con chi gestisce la location
• La fase “durante”, come la gestione degli ospiti, la capacità di problem solving perché gli imprevisti sono sempre all’ordine del giorno per chi organizza eventi, il lavoro di Public Relations con partecipanti ed eventuali sponsor e partner
• La fase post-evento, che spesso comprende il report sulla buona riuscita dell’evento, la creazione di contenuti per i canali di comunicazione (come sito, blog, social media, newsletter), il ringraziamento agli ospiti, la strategia di promozione successiva per eventi futuri

I fattori che guidano la scelta della location sono molteplici:

• L’ampiezza dello spazio, fondamentale per capire se la struttura è in grado di ospitare il numero di partecipanti previsto
• La predisposizione per gli impianti tecnici, necessaria per eventi con coinvolgimenti acustico-sonori e visivi
• L’altezza dei soffitti, da valutare se si prevedono particolari appendimenti come nel caso di esibizioni d’effetto (come ballerini che si calano dal soffitto) o anche solo se si vogliono utilizzare ledwall di grandi dimensioni
• La personalizzazione e la versatilità, per poter essere in grado di modificare lo spazio in toto in base alle proprie esigenze

Vediamo allora come scegliere la location perfetta per ospitare un evento di successo con un così ampio numero di partecipanti.

Indipendentemente dal settore di mercato e dalla tipologia di evento, garantire a oltre 1.000 partecipanti un’esperienza unica richiede una solida conoscenza e una forte esperienza lato organizzativo, una particolare cura del dettaglio, una predisposizione alle pubbliche relazioni, quindi una dote di empatia non indifferente e, ultima, ma non per importanza, una grande capacità di adattamento alle situazioni e agli imprevisti.

Per organizzare un evento per più di 1.000 persone, devi considerare 9 punti chiave.

1 | I tempi
Non puoi di certo iniziare a pensare al tuo evento due o tre mesi prima. Come minimo, si inizia l’anno precedente a creare la roadmap, con elencati:

• Obiettivi
• Risultati attesi
• Target (non solo B2C o B2B, ma anche le Buyer Persona, quindi i profili dei possibili partecipanti, considerando sesso, età, dove vivono, ruolo professionale)
• Flusso di lavoro, considerando soprattutto chi-fa-cosa (valutando eventuali nuove assunzioni)
• Deadline, definendo entro quando completare ogni singola task

2 | Il budget
Ogni evento richiede un investimento economico, a volte non indifferente. Certo, dipende da quale tipo di evento parliamo, dallo spazio in cui verrà realizzato, dalla mole di lavoro richiesto. 
Il budget che verrà destinato per questa attività dovrà tener conto del costo di:

• Personale che lavorerà alla riuscita dell’evento
• Location
• Attività di marketing, come eventuali campagne pubblicitarie e di sponsorizzazione per raccogliere registrazioni
• Creazione del materiale di comunicazione e dell’allestimento
• Varie ed eventuali, frutto di particolari necessità che potrebbero nascere in corso d’opera

3 | La location
La scelta della location è strategica.
Spesso e volentieri è uno dei primi punti che si affronta quando si deve organizzare un evento perché è proprio dalla scelta dello spazio che dipendono:

• Le aree disponibili per gli allestimenti
• La possibilità di utilizzare eventuale materiale ingombrante, come costruzioni particolari che devono essere installate in loco
• La disponibilità delle persone a partecipare, nel senso che se la location è difficile da raggiungere perché magari non è ben collegata con i mezzi di trasporto pubblico o si trova in un luogo lontano dalle principali città, è molto probabile che solo pochi invitati prenderanno parte all’evento

4 | La strategia di marketing & comunicazione
Una volta poste le basi dell’evento, dopo aver creato il sito seguendo tutte le regole della User Experience ed esserti accertato che il processo d’acquisto dei biglietti sia semplice, veloce e sicuro, lo step successivo consiste nel definire una strategia di marketing e comunicazione efficace, che sappia:

• Attirare partecipanti
• Esortarli all’acquisto dei ticket
• Fidelizzare eventuali partecipanti delle scorse edizioni, se ancora in target con il concept del nuovo evento
• Fare Brand Awareness, veicolando il brand dell’evento per farlo conoscere ad un pubblico profilato
• Aumentare le revenue

5 | L’allestimento
Ogni evento che si rispetti richiede un allestimento adeguato, in base alla tipologia: dipende, ad esempio, se si tratta più di una manifestazione, di un evento di formazione, di una convention o ancora di una festa o, infine, di una vera e propria fiera con stand espositivi.

L’organizzatore dovrà quindi occuparsi anche dello studio, della disposizione e dell’attribuzione degli spazi a chi ne ha bisogno, sponsor in primis, in collaborazione con la società che affitta la location.

Nello specifico, l’allestimento di uno spazio da oltre 1.000 persone, prevede:

• Una fase di brainstorming, in cui la struttura e l’azienda cliente condividono gli obiettivi, il target, i momenti in cui l’evento dovrebbe strutturarsi e il concept dell’evento. Grazie all’impiego di alcuni materiali, lo scopo è quello di vedere in anteprima quale potrebbe essere l’effetto finale complessivo
• Una fase di studio di fattibilità, durante la quale il progetto dell’evento viene migrato dall’idea alla “messa in pianta” per capire se ci sono tutte le condizioni necessarie per la sua concreta realizzazione
• Una fase di elaborazione della planimetria per ipotizzare una prima suddivisione degli spazi, individuare i giusti sistemi da adottare in allestimento e i fornitori più adeguati
• Una fase di revisione finale, che consente di rivedere l’intero progetto a 360°, grazie all’aiuto di moodboard e immagini che contestualizzano quanto ideato fino a quel momento
• Un’ultima fase di produzione vera e propria, in cui si dà il via ai fornitori per i lavori e si elabora un timesheet che tutti devono rispettare per poter dare vita al progetto.

6 | Il materiale in loco
Stessa cosa vale per il materiale necessario, come brochure, locandine, roll-up, gadget solo per citarne alcuni. Qualsiasi materiale informativo, educativo, ludico che serve durante l’evento per raggiungere un determinato obiettivo.

Sempre più aziende decidono di creare eventi sostenibili per evitare inutili sprechi. Una scelta che si concretizza anche attraverso la realizzazione di materiale di marketing e comunicazione “green”, come l’invio per mail dei badge con QR code per permettere l’accesso dei partecipanti, andando così ad evitare la stampa di supporti cartacei.

7 | I partecipanti: inviti, accoglienza, intrattenimento
Come gestire la presenza dei partecipanti?

Le hostess o gli steward hanno il compito fondamentale di occuparsi dell’accoglienza e dell’assistenza agli invitati, fornendo informazioni preziose sullo svolgimento dell’evento, indicando certi spazi per usi dedicati (uno fra tutti il guardaroba o la toilette), svolgendo il ruolo di intermediari tra l’organizzatore e la persona.

Non solo: sono hostess e steward a occuparsi della gestione degli accrediti.
Ed è un momento cruciale perché è a questo touchpoint che il partecipante si crea una prima idea della qualità dell’evento: come viene accolto? C’è tanta fila? Deve attendere molto per accreditarsi o il flusso è rapido? Riceve tutte le indicazioni necessarie per vivere al meglio l’evento?

Tutto questo iter organizzativo può essere facilmente snellito e ottimizzato grazie a piattaforme e servizi digitali, come SMART PASS di Superstudio Events, che consente all’azienda di registrare gli invitati in modo sicuro e monitorare i flussi di accesso in tempo reale. Il vantaggio c’è anche per i partecipanti che possono evitare lunghe code in entrata, accedendo all’evento grazie a un badge con QR code che ricevono per mail.

8 | Il post evento
Per “post evento” si intendono tutte quelle attività che devono essere implementate al termine immediato dell’evento, ma anche in un futuro prossimo, dopo qualche settimana.

Una volta terminato, dovrai:

• Assicurarti della gestione corretta dei rifiuti
• Controllare che non siano stati arrecati danni alla struttura

Qualche giorno o settimana dopo, invece, è auspicabile:

• Ringraziare i partecipanti della loro presenza
• Capire il grado di soddisfazione degli ospiti, grazie all’invio di un breve questionario
• Comunicare sui canali di marketing e comunicazione i fatti più salienti, condividendo foto e video per conferire maggiore trust nell’evento e reclutare nuovi futuri partecipanti
• Progettare a tavolino il prossimo evento 

La scelta dello spazio per un numero così ingente di partecipanti è vincolante per la perfetta riuscita di un evento. 
Ecco quindi quali sono i requisiti che devi considerare e valutare per prendere in affitto la location per eventi per 1.000 persone (e oltre) più adatta alle tue esigenze.

1. Competenza e professionalità  
   Analizza il sito, i canali social, le newsletter della società che gestisce lo spazio al quale vorresti affidare la realizzazione del tuo evento o all’interno del quale vorresti organizzarlo tu stesso. 
   Osserva poi il portfolio clienti che la venue ha ospitato e pubblicato sul sito: solo così puoi capire se anche la tua attività si presta a poter essere organizzata in quella location. Puoi facilmente farti un’idea della tipologia di clienti che hanno scelto quello spazio, osservando la loro dimensione e il settore di mercato. 
   
   Rilevanti anche eventuali partnership, premiazioni o certificazioni che la struttura ha ottenuto, simboli di eccellenza, qualità e rassicurazione per i clienti. 
   
   Superstudio Events, ad esempio, mostra sul sito le sue certificazioni legate alla sostenibilità e i premi vinti, come il 1st place Best Events Awards 2019 e il 1st place Best Location Awards 2019. 
    
2. Servizi a 360° per il cliente  
   Se ti affidi ad una location che offre tutta una serie complessa di servizi di produzione e digitali, puoi sfruttare una soluzione all-in-one, che garantisce elevati standard qualitativi, rende il flusso di lavoro snello e veloce, consente di interagire con un unico interlocutore (la location), permettendo di semplificare tutti i processi. 
   
   Tra i servizi digitali di Superstudio, vi sono diverse piattaforme tecnologiche che agevolano gli accessi, la raccolta dei contatti in fiera e l’interazione tra espositori e visitatori. 
    
3. Disponibilità di spazi diversi  
   Una realtà che offre la possibilità di scegliere tra più location per eventi vive di un vantaggio competitivo non indifferente perché ti permette di valutare quale fa al tuo caso.  
   Potresti considerare nuovi spazi per eventi futuri, magari diversi da quello scelto in passato, così da stabilire un legame fidelizzato con la location e rassicurare i partecipanti sulla perfetta sintonia con la location, che si traduce sempre nella miglior riuscita dell’evento. 
    
4. Logistica facile 
   La location deve essere facilmente raggiungibile con i vari mezzi di trasporto: auto, treno, bus, taxi, tram o bici. 
    
5. Sostenibilità 
   Scegliere una location sostenibile è la chiave di volta sia per tutelare l’ambiente sia per esaltare valori condivisibili dall’azienda cliente e dai suoi invitati. 
   Essere sostenibili significa, tra le altre cose, predisporre una struttura a basso consumo energetico, occuparsi della corretta gestione dei rifiuti, salvaguardare il suolo e il territorio, prestare attenzione all’inquinamento acustico. 
    
6. Personalizzazione della location 
   Fondamentale la possibilità di customizzare al massimo gli spazi: scegliere una location che consenta di adattarsi alle tue esigenze e plasmarsi in base agli obiettivi che si vogliono raggiungere è decisamente funzionale. 
    
7. Team professionale di grande esperienza 
   Va da sé che, per offrire una location di elevate prestazioni, è necessario poter contare su un team che abbia alle spalle un’enorme esperienza, una meticolosa conoscenza delle dinamiche dell’organizzazione di eventi, una capacità di ascolto ed empatia dei bisogni del cliente decisamente importante. 
    
8. Fornitori qualificati 
   La location deve lavorare con una rete di fornitori già testati nel corso degli anni e di cui si fida ciecamente: la qualità del loro rapporto va ad inficiare sulla riuscita di un evento. 
   Non si può affittare una location che non dispone di fornitori per servizi terzi o conosce appena il loro operato.

Una location perfetta per eventi a Milano per 1000 persone è sicuramente Superstudio Più di Superstudio Events, una venue polifunzionale in centro a Milano, caratterizzata da:

• 10.000 mq
• Possibilità di ospitare ben oltre 1.000 partecipanti
• 12 m di altezza
• 10 spazi indipendenti

Proprio negli spazi di Superstudio Più si è tenuto il Google Cloud Summit a maggio 2024, durante cui si è parlato, ovviamente, di cloud, evoluzione digitale e, soprattutto, intelligenza artificiale. 

Superstudio Events dispone anche di location per grandi eventi a Milano per più di 3.000 persone, come Superstudio Maxi. Si tratta di uno spazio molto ampio pensato per ospitare fino addirittura a 3.500 partecipanti, ma che può adattare gli ambienti anche ad un numero più ristretto di persone.

Comodissima da raggiungere con la metro linea 2 Famagosta, piste ciclabili, autostrade e dotata di parcheggio, Superstudio Maxi è un’ottima location per eventi sia privati che aperti al pubblico.

Puoi decidere se affittare l’Open Space, quindi lo spazio principale più grande della venue, oppure, probabilmente meglio nel caso di 500 persone, la Vision Room, una saletta multifunzionale vetrata, o ancora i tre uffici vetrati completamente arredati e personalizzabili.

La sua predisposizione come enorme open-space la rende la soluzione perfetta per chi ha queste numeriche.

MAPIC Italy, piattaforma di business per i player del mercato immobiliare commerciale e retail in Italia, ha scelto proprio Superstudio Maxi per presentare i nuovi punti chiave e le evoluzioni del settore ad oltre 2.000 delegati. Un momento di condivisione di conoscenze e trend, dove sostenibilità, innovazione e intelligenza artificiale hanno predominato.

Superstudio Più, oltre ad essere ideale per ospitare oltre 1.000 persone, ben si addice come location per eventi a Milano per 500 persone, perché rappresenta una soluzione modulabile con diverse sale. Grazie all’altezza dei suoi soffitti e il numero di sale, è la venue polifunzionale e personalizzabile nel cuore di Milano per eccellenza.

In particolare, la sala Daylight ha una capacità che va dalle 400 alle 500 persone, così come l'Art Point (dalle 450 alle 1.000).

Che si tratti di eventi per il settore moda, tech e IT, sanitario e farmaceutico oppure cene di Natale o ancora eventi aziendali su misura per 500 persone e oltre, Superstudio Più è la scelta migliore.

Ad esempio, OnePlus ha scelto i nostri spazi per il lancio di alcuni suoi nuovi prodotti. Gli ospiti attesi erano 600 e l’allestimento scelto è stato semplice ma d’impatto, con tendaggi che hanno permesso di limitare l’area della Central Point utilizzata per lo speech. Il resto della sale di quella adiacente (Gallery) sono state usate invece per offrire "esperienze" particolari agli ospiti, che, ad esempio, hanno potuto vedere il funzionamento dei cellulari dell’azienda anche sotto l'acqua.

Grazie alla personalizzazione degli spazi e alla loro estrema flessibilità, Superstudio Events consente di organizzare eventi anche per oltre 200 persone.

Un esempio?

Computer Gross S.p.A. ha deciso di organizzare il più grande evento sulla sicurezza aziendale proprio in Superstudio Events, dovendo accogliere circa 400 persone.
La sua scelta è stata motivata dall’opportunità di avere:

• Una location suggestiva e spaziosa, con un grande palco
• Spazi completamente personalizzabili
• Stand customizzati
• Un team professionale a disposizione
• Suggerimenti pratici per organizzare tutti gli iter dell’evento
• Fornitori specializzati e affidabili su cui contare

Qui puoi leggere il caso studio completo.

Anche Bending Spoons ha scelto le venue di Superstudio Events per ospitare Synapse, il simposio sull’intelligenza artificiale, dove hanno preso parte 250 persone tra studenti e ricercatori provenienti da tutte le Università del mondo.

Se devi organizzare un evento e cerchi una location per eventi a Milano per 200, 500, 1.000, 3.000 e oltre persone, contatta Superstudio Events per scegliere il giusto spazio tra le sue numerose venue.