Location eventi tech Milano: come scegliere quella giusta per le tue esigenze

Devi organizzare un evento tech e non sai da dove iniziare? Nessun problema. La prima scelta da affrontare riguarda la location, soprattutto per questo tipo di manifestazioni che prevedono di solito numerosi ospiti e, spesso, necessitano di ampi spazi per lanci di prodotto innovativi o far vivere un’esperienza tecnologica unica ai propri partecipanti.

Ecco quindi come scegliere la giusta location per il tuo prossimo evento tech a Milano.

Milano è riconosciuta da sempre come l'epicentro della moda, del lusso e dell'avanguardia. Scegliere questa città come hub per il proprio evento tech significa assicurarsi un posizionamento di tutto rilievo nel panorama tecnologico italiano.  Ne sono una prova anche i Digital Design Days che hanno scelto di portare tra le mura di Superstudio Più, nel cuore del quartiere Tortona, temi come l’Intelligenza artificiale, il metaverso e lo spatial computing, o ancora One Plus che durante il suo Global Summer Launch Event ha svelato nella stessa location gli ultimi suoi prodotti in anteprima mondiale. Organizzare una manifestazione di questo tipo  a Milano consente anche di fare leva su una rete di trasporti e mobilità altamente connessa (aeroporti, metro, tram, bus, treni) e sul valore della sostenibilità ambientale, che la città ha ormai abbracciato da diverso tempo.

Non solo: Milano è una città con una forte vocazione internazionale, con numerosi appuntamenti che attirano un pubblico sempre più internazionale, come la Milano Fashion Week, la Milano Design Week con il Salone del Mobile.Milano e le tante iniziative del Fuorisalone, ma anche della più recente Milano Digital Week che conferma l’attenzione del capoluogo lombardo per questo settore. Pianificare un evento a Milano significa beneficiare di questa risonanza internazionale e di un’audience potenziale vasta e qualificata.

Milano offre diverse location suggestive e funzionali per ospitare eventi tech di ogni portata. Se stai organizzando un evento per la tua azienda nel settore tecnologico, la scelta della venue è fondamentale.

Ecco 8 fattori chiave da considerare in questa fase.

1| Tipologia di evento
La scelta della location dipende fortemente dal tipo di evento che vuoi organizzare, considerando che ogni format richiede spazi e attrezzature specifiche per assicurare un'esperienza ottimale.

• Conferenze e summit: location con ampi spazi modulabili e una grande capienza, dotate di podio, palcoscenico e tecnologie audio-video di ultima generazione. Valuta di realizzare sale attrezzate per workshop e sessioni parallele (breakout) per favorire l'interazione e l'approfondimento.
• Meetup e hackathon: ambienti informali e flessibili, che incoraggino la creatività e la collaborazione. La presenza di aree relax, servizi di catering, e la possibilità di allestimenti su misura renderà l'esperienza più dinamica e coinvolgente.
• Lancio di prodotto: spazi moderni ed eleganti, che consentano scenografie d’impatto e un'illuminazione regolabile. Non dimenticare di prevedere aree specifiche per dimostrazioni dal vivo e spazi per il networking, essenziali per favorire interazioni dirette con il pubblico.

2| Target di riferimento
La scelta della location non dipende solo dal tipo di evento, ma anche dal target a cui ti rivolgi. Comprendere il tuo pubblico è fondamentale per garantire che l’ambiente risponda alle loro aspettative e necessità.

• Professionisti affermati o semplici appassionati: location prestigiose in zone centrali che possano far da cornice a eventi d’impatto con servizi di accoglienza impeccabili.
• Startup e giovani talenti: spazi dallo stile industrial con un’atmosfera informale e stimolante e costi d’ingresso accessibili.
• Pubblico internazionale: venue comode da raggiungere che mettano a disposizione servizi di traduzione e interpretariato, oltre a segnaletica multilingue.

3| Budget a disposizione
Il budget a disposizione è un fattore cruciale nella pianificazione di un evento. Una gestione accurata dei costi ti permetterà di bilanciare qualità e risorse, senza compromettere l’esperienza complessiva.

• Valuta attentamente i costi legati all'affitto degli spazi, al noleggio delle attrezzature, all'allestimento, ai servizi di catering e al supporto tecnico, in modo da ottenere un quadro chiaro delle spese principali.
• Tieni conto di eventuali costi extra, come quelli per i permessi necessari, le coperture assicurative e i servizi di sicurezza.

4| Atmosfera desiderata
La scelta della location, degli allestimenti e del catering deve riflettere lo stile e l'obiettivo dell'evento, contribuendo a creare l’atmosfera desiderata.

• Elegante e professionale: venue e sale con arredi raffinati e un servizio catering gourmet.
• Moderna e innovativa: spazi luminosi dal design minimalista e contemporaneo, con catering che offra soluzioni vegetariane e vegane.
• Creativa e informale: ambienti originali e personalizzati, pensati per riflettere il concept dell’evento, con un catering ispirato allo street food per un'esperienza dinamica e conviviale.

5| Dotazioni tecnologiche
Le dotazioni tecnologiche sono un elemento fondamentale per il successo di un evento, soprattutto in ambito tech.

• Verifica la presenza di una connessione Wi-Fi ad alta velocità e stabile, insieme a un cablaggio adeguato per postazioni PC e laptop. Assicurati inoltre che la location disponga di schermi ad alta definizione e sistemi di proiezione all'avanguardia per presentazioni impeccabili.
• Accertati che la venue offra un numero sufficiente di prese elettriche, strategicamente posizionate e facilmente accessibili.

6| Accessibilità
L'accessibilità è un fattore determinante per agevolare la partecipazione e contribuire al buon esito di un evento.

• Scegli una location facilmente raggiungibile sia con mezzi pubblici che privati, dotata di ampi parcheggi o convenzioni con autorimesse nelle vicinanze.
• Verifica l'assenza di barriere architettoniche, assicurandoti che la venue sia completamente accessibile per persone con disabilità.

7| Servizi collaterali
Per garantire un'esperienza impeccabile e curata nei minimi dettagli, è importante considerare l'inclusione di servizi collaterali che possano migliorare l'organizzazione e la gestione dell'evento. 

• Valuta l'opportunità di integrare, oltre al servizio di catering, anche quello di hostess e steward e sicurezza, considerando la realizzazione di decorazioni tematiche per rendere l'atmosfera dell'evento più accogliente e coinvolgente.
• Assicurati della disponibilità di servizi di supporto tecnico, come assistenza informatica e personale specializzato nella gestione degli impianti audio-video, per garantire il corretto funzionamento delle attrezzature.

8| Versatilità e personalizzazione
La versatilità di una location è un elemento chiave per garantire la perfetta riuscita di un evento tech. Avere la possibilità di adattare gli spazi in base alle esigenze e agli imprevisti permette di offrire un’esperienza su misura, in linea con gli obiettivi dell'evento e il tipo di partecipanti.

• La location deve essere facilmente personalizzabile per essere funzionale ai propri obiettivi e alla tipologia di evento tech.
• Lo spazio deve essere modulabile, dando la possibilità di suddividere un’ampia superficie in aree più piccole e riservate o, al contrario, unire diverse sale per ottenere una soluzione molto più ampia.
  La gestione degli spazi deve essere dinamica, così da riuscire a utilizzare una stessa sala in diversi modi nell’arco della stessa giornata o modificare un ambiente anche all’ultimo minuto, gestendo eventuali imprevisti.

Google Cloud ha scelto per esempio Superstudio Più come location per il suo evento tech, il Google Cloud Summit, apprezzando l’estrema versatilità di questa venue. Utilizzando tutte le sale al piano terra, per un totale di 5.700 mq, Google Cloud ha potuto sfruttare spazi modulabili e altamente personalizzabili, perfetti per raggiungere gli obiettivi del suo evento. In costante confronto con il cliente, il team di Superstudio Events ha risposto alla richiesta di spazi aggiuntivi, adattando anche aree solitamente non destinate agli eventi e curando ogni dettaglio, come la realizzazione di sedie nei colori iconici di Google, per offrire un'esperienza unica e memorabile.

Una volta scelta la location più adatta, il primo passo consiste nel fare brainstorming non solo interno all’azienda, ma anche con chi gestisce gli spazi. Saranno loro a condividere alcuni materiali (foto, case history, planimetrie, render) di eventi simili organizzati in passato con te per aiutarti a visualizzare quale sarà l’effetto finale.

Il secondo step è lo studio di fattibilità a cura di chi dispone della location: grazie al supporto delle planimetrie, “si mette in pianta” l’evento in modo da concretizzare l’idea.

Successivamente, bisogna capire come suddividere lo spazio e studiare quali sistemi si potrebbero adottare in fase di allestimento. Le modalità più utilizzate di solito sono pareti in legno, tendaggi o drappeggi, ma spesso si cercano materiali e soluzioni alternative, che siano rapide da montare e possibilmente riutilizzabili. Importante è anche la valutazione di eventuali experience particolari che vorrai far vivere ai partecipanti: ad esempio, si potrebbe dover prevedere l’utilizzo di ledwall di grandi dimensioni e ad altissima definizione per offrire ai tuoi ospiti animazioni particolari, che possono persino dialogare con lo speaker.

Il quarto passo è la scelta di fornitori validi sia per quanto riguarda il catering, ma anche e soprattutto il discorso luci, video, animazioni ed esperienze interattive.

Non bisogna poi dimenticare la gestione della burocrazia, quindi l’elenco delle principali documentazioni che bisogna produrre a seconda del tipo di evento che si sta organizzando, del numero di partecipanti coinvolti e dell’eventuale presenza di allestimenti particolari come appendimenti o altro.

Infine, la gestione dei partecipanti. Se è infatti vero che i primi secondi sono quelli decisivi durante i quali una persona si fa un’idea della qualità dell’evento, l’accoglienza gioca un ruolo fondamentale. Tra i servizi digitali di Superstudio Events c’è SMART PASS, servizio digitale di accredito e gestione accessi, che semplifica la registrazione dei partecipanti e garantisce un accesso agevole e sicuro all’evento. Una soluzione facile e veloce per gestire anche le code al guardaroba.

Ultimo ma non per minor importanza l’engagement tra visitatori ed espositori, ancor più se si tratta di un evento ad alto impatto tecnologico. In Superstudio Events il tutto è semplificato grazie a CONNECT, piattaforma mobile per agevolare l’interazione tra espositori e visitatori, che racchiude tutte le informazioni fondamentali dell’evento. Uno spazio virtuale in cui si creano connessioni, andando ben oltre la cornice dell’evento fisico.

Per calcolare il budget necessario per organizzare un evento del settore tecnologia a Milano bisogna considerare:

• L’affitto della location.
• Il tipo di evento. Un evento ad alto valore tecnologico con la presenza di experience particolari sarà sicuramente più costoso di una semplice convention.
• Il numero dei partecipanti.
• Il numero di risorse coinvolte (fornitori, hostess e ogni altra persona utile alla buona riuscita dell’evento).
• Il periodo dell’anno. Può essere che la stagione natalizia sia più costosa rispetto ad un periodo autunnale per una maggior richiesta di domanda di spazi da affittare.

La Milano Digital Week è un evento annuale dedicato alla promozione della cultura digitale e dell'innovazione tecnologica. Questo evento, organizzato dal Comune di Milano in collaborazione con numerosi partner, si svolge dal 10 al 14 ottobre 2024 in vari luoghi della città.

Si tratta di un insieme di eventi, workshop, conferenze, laboratori e attività interattive che esplorano le diverse sfaccettature del mondo digitale e delle nuove tecnologie, che coinvolgono una vasta gamma di attori, dai cittadini ai professionisti, dalle scuole alle università, dalle startup alle grandi aziende. Le tematiche trattate spaziano dalla sostenibilità alle smart cities, dall'intelligenza artificiale alla cybersecurity, dall'e-commerce all'innovazione social.

Un momento cruciale per la città di Milano che offre una piattaforma di condivisione e crescita che può avere un impatto significativo sul tessuto economico e sociale della città. Un’occasione da sfruttare per aziende del settore o realtà che vogliono far emergere il loro lato tech.