Organizzare un evento aziendale in 5 passi: il caso studio di Computer Gross

Muoversi nel mare magnum dell’organizzazione di eventi aziendali può essere più complesso del previsto: bisogna trovare la sede più adatta, gestire gli aspetti logistici, comunicare bene l’evento per fare in modo che sia ben popolato, pensare a tantissime questioni tecniche e burocratiche. E’ per questo che molte aziende si affidano a delle location che offrono loro anche un team di professionisti che sia capace di affiancarli in ogni fase dell’organizzazione. 

In questo articolo illustreremo proprio il caso studio di un’azienda che ha fatto questa scelta: attraverso il suo esempio mostreremo quali sono state le sfide e le soluzioni che possono determinare il successo di un evento aziendale e spiegheremo i 5 step per organizzarlo al meglio: 

• Definire l’obiettivo dell’evento
• Scegliere la location
• Definire il target dell’evento: B2B o B2C?
• Scegliere i servizi più utili
• Affidarsi a un team di professionisti 
   

Il caso studio è quello di “Security Channel Hub” di Computer Gross, il primo grande evento aziendale dedicato alla security

Computer Gross è una storica azienda italiana del comparto IT nata nel 1994 e che conta attualmente uno staff di oltre 500 persone, una rete di oltre 14.000 rivenditori ufficiali su tutto il territorio nazionale e un fatturato di 1,8 miliardi di euro nel 2022.

Perché Computer Gross ha deciso di organizzare un evento aziendale? L’esigenza fondamentale di questa azienda in particolare proveniva dalla necessità di creare un ecosistema del mondo della security e cybersecurity in cui interagissero le migliori soluzioni, idee, strumenti di comunicazione digitale, il tutto a disposizione di system integrator e reseller. E' ha deciso di farlo organizzando una sorta di fiera che permettesse di dare visibilità ai vendor (fornitori di servizi) che fanno parte del suo network, dando loro la possibilità di esporre i propri prodotti.

Il risultato è stato che Security Channel Hub è stato per Computer Gross il primo e unico luogo di condivisione di competenze, soluzioni e strumenti nonché un nuovo punto di riferimento per i professionisti del settore (system integrator, reseller, cloud service provider, managed service provider).  
Ma procediamo con ordine! Una volta che la finalità dell’evento è chiara, il passo successivo è quasi automatico: dove organizzarlo? 
 

Uno dei fattori di maggiore impatto sulla riuscita di qualsiasi evento aziendale è certamente la scelta del luogo in cui si svolgerà. I fattori da prendere in considerazione sono moltissimi: quanti visitatori ci aspettiamo? Con che mezzi arriveranno? Serve una location con parcheggio? Quanto spazio ci serve per gli allestimenti? E via dicendo.

Anche nella valutazione delle location è bene partire da un’analisi delle esigenze. Nel caso di Computer Gross, ad esempio, le motivazioni che hanno spinto a scegliere una delle sedi di Superstudio Events sono state le seguenti:

• Avere una location di impatto e spaziosa, con una bella plenaria e con un palco grande: questo per dare la possibilità ad ogni spettatore di avere un’ottima visibilità, in quanto era prevista una grande affluenza (circa 400 persone);
• La possibilità di poter personalizzare gli spazi in modo da avere maggiore libertà nella suddivisione degli ambienti: questo perchè Computer Gross aveva bisogno di far convivere il momento della plenaria con un’area expo e networking, tutto in un unico ambiente facile da raggiungere. La soluzione ottimale per loro è stata quella di dividere gli spazi con un semplice tendaggio; 
• Poter allestire degli stand customizzati: al fine di fornire a tutti i vendor una bella visibilità;
• Dal momento che l’evento si è suddiviso in più fasi e ha previsto moltissimi ospiti e visitatori, c’è stata l’esigenza di rendere fluido ogni momento dell’evento per tutti gli ospiti (visitatori e vendor) a partire dalla fase iniziale di registrazione/accredito fino alla parte di platea e one to one;
• Avere un team di persone a disposizione nei mesi di preparazione e durante l’evento: questo proprio perché si è trattato del primo grande evento organizzato dall’azienda e di conseguenza era molto importante affidarsi a dei professionisti che potessero aiutare a tradurre le idee e le necessità dell’azienda in una manifestazione efficiente e in linea con gli obiettivi prefissati;
• Consigli professionali per l’organizzazione dell’evento, dalla fase di studio a quella finale di messa in opera, anche attraverso una rete di fornitori professionale e affidabile già testata da Superstudio Events, in modo da non dover selezionare ogni singolo fornitore, andare “sul sicuro” e risparmiare tempo!

Tra i vari fattori che sono stati considerati, un ruolo decisivo hanno avuto  l’afflusso abbastanza ingente di visitatori e partner attesi da Computer Gross e la necessità di avere uno spazio da poter personalizzare completamente. Anche per questo, la scelta è ricaduta su Superstudio Più, una delle storiche location milanesi di Superstudio Events, collocata in una posizione strategica e facilmente raggiungibile dagli ospiti in macchina o con i mezzi pubblici. Superstudio Più, sita in zona Tortona, ha un’ampiezza di oltre 20.000 mq comprensivi di giardino e roof top per momenti di relax e convivialità, può ospitare fino a 3.300 presenze . ed è composta da 10 ambienti indipendenti: la soluzione ideale per un evento come il “Security Channel Hub” di Computer Gross.

Può sembrare banale, ma una delle cose più rilevanti quando si organizza l’evento è avere ben chiaro per chi lo si sta impostando. Per Computer Gross, l’obiettivo era organizzare un grande evento B2B rivolto ai propri 315 partner e agli esperti di settore, dunque alla rete di rivenditori IT presente su tutto il territorio nazionale, che avrebbero interagito  con i 28 vendor presenti con i loro stand, al fine di creare un evento che avrebbe avuto grande risonanza all’interno del settore.

Per l’azienda, i protagonisti assoluti dell’evento sarebbero stati proprio i vendor, che avrebbero avuto l’opportunità di incontrare i partner e accoglierli presso i propri desk raccontando loro il valore delle proprie soluzioni.

Abbiamo visto che la necessità dell’azienda era quella di trovare un partner organizzativo affidabile, di grande esperienza e che potesse mettere a disposizione non solo la struttura, ma anche  dei servizi che potessero portare valore aggiunto all’evento, tra i quali:

• Sistemi di registrazione dei partecipanti e gestione degli accessi tramite app e QR Code
• Diretta streaming degli eventi fisici
• Rete di fornitori per allestimenti tecnici e dell’impianto luminoso
• Produzione delle grafiche
• Fornitura degli arredi 
   

Insomma, tra gli aspetti che più di altri possono fare  la differenza nell’organizzazione di qualsiasi evento vi è la possibilità di affidarsi a un team di esperti e professionisti nella produzione di eventi - come lo è Superstudio da oltre 20 anni. E’ fondamentale trovare un partner professionale che lavori al fianco di imprese e brand per aiutare a organizzare in maniera impeccabile ogni tipo di occasione aziendale, che stia al passo dei  propri clienti sin dalla primissima fase di pianificazione fino alla fine, con serietà e competenza e con la capacità di trovare soluzioni percorribili ed efficienti.  
Grazie alla collaborazione con Superstudio, il Security Channel Hub di Computer Gross è stato un successo:

• 219 partner presenti su 315 totali, per un ammontare di 203 diverse ragioni sociali iscritte;
• 28 vendor sponsor, per un totale di 117 persone facenti parte degli staff dei vendor;
• 122 persone prenotate one to one, che hanno generato 895 lead retrieval - ovvero clienti potenziali;
• 410 ospiti totali compresi gli interni (ad esclusione dello staff marketing e dei relatori).

Noi di Superstudio Events mettiamo a disposizione non solo delle location bellissime e adatte a ogni esigenza, ma anche la nostra esperienza ventennale, la professionalità di un team dedicato a ogni cliente, una rete di fornitori affidabili e dei servizi tecnologici all’avanguardia. Se vuoi saperne di più,  non esitare a contattarci!