Organizzare un evento sostenibile: ecco i 9 passaggi fondamentali da seguire

La sostenibilità è un tema ormai caro a molte aziende perché, se da un lato tutti siamo chiamati a fare la nostra parte per contribuire alla salvaguardia dell’ambiente, dall’altro costituisce un importante elemento di differenziazione competitiva. Rispettare questo principio infatti migliora la reputazione aziendale presso i propri clienti e stakeholder, che sono sempre più attenti alle politiche ambientali delle aziende con cui scelgono di interagire. Questo vale anche nell’ambito dell’organizzazione di eventi: settore che, pur creando momenti di incontro con effetti positivi sul territorio, può anche generare una ricaduta negativa sull’ambiente.

In questo articolo vedremo 9 consigli da mettere in pratica per cercare di ridurre il più possibile effetti come la produzione di rifiuti, l’inquinamento e il consumo di risorse energetiche prodotti da un evento.
 

Prima di entrare nel dettaglio, occorre capire che cosa si intende per evento sostenibile. Secondo l’United Nation Environment Programme 2009, un evento è sostenibile quando “è ideato, pianificato e realizzato in modo da minimizzare l’impatto negativo sull’ambiente e da lasciare un’eredità positiva alla comunità che lo ospita”.
Infatti nella pratica è difficile, se non impossibile, eliminare completamente qualsiasi tipo di impatto: si pensi ad esempio agli spostamenti dei partecipanti per raggiungere la sede dell’evento o ai rifiuti che vengono prodotti. Ma se raggiungere l’obiettivo “impatto zero” è, oggi, una mission impossible, è però possibile ridurre in modo significativo gli effetti sull’ambiente: vediamo insieme come.

Per le aziende di ogni settore, organizzare eventi sostenibili è diventato una priorità per almeno tre motivi. In primo luogo, perché ormai la responsabilità verso i temi della sostenibilità è sentita dalle imprese di qualsiasi dimensione e settore, forse anche a seguito della spinta da parte delle Nazioni Unite, che hanno chiamato proprio le aziende a farsi carico della sfida globale contro i cambiamenti climatici, chiedendo loro di rispettare i “17 Obiettivi per lo Sviluppo Sostenibile” dell’Agenda 2030. In secondo luogo, sono gli stessi consumatori a essere più consapevoli e quindi a prediligere quei brand che dimostrano di avere maggiore responsabilità nei confronti dell’ambiente. Infine, una gestione più sostenibile può anche essere vantaggiosa economicamente in quanto può comportare una riduzione dei costi, senza contare che in alcune regioni gli eventi sostenibili possono beneficiare di incentivi fiscali e agevolazioni.

Insomma, organizzare eventi sostenibili conviene sotto tutti i punti di vista, che siano convention, fiere, concerti o sfilate. Ma come si organizza un evento sostenibile? In poche parole, è necessario attuare alcune azioni per ridurne l’impatto ambientale. In questo articolo vedremo proprio:

• cosa si intende quando si parla di eventi sostenibili
• quali sono le 9 principali voci di impatto ambientale
• quali pratiche si possono adottare per ridurne gli effetti 
• quali sono le certificazioni che è possibile ottenere per attestare la sostenibilità del proprio evento
   

Per organizzare un evento sostenibile è quindi necessario mitigare gli impatti che esso potrebbe avere sull’ambiente, tra cui i principali sono il consumo di risorse e di energia, la produzione di rifiuti e l’inquinamento atmosferico.   

Ogni area della progettazione produce infatti un impatto diretto o indiretto: dalla venue, agli allestimenti, alla mobilità. Ed è proprio su queste che si deve intervenire.

Ecco le principali 9 aree di intervento per organizzare un evento sostenibile:

1. Scelta della venue
2. Riduzione del consumo energetico
3. Gestione della mobilità
4. Scelta dei fornitori
5. Opzioni per la ristorazione
6. Scelta degli allestimenti
7. Attenzione al rumore
8. Protezione del suolo
9. Comunicazione e sensibilizzazione

Scelta della venue

La venue può avere un forte peso sulla sostenibilità di un evento, perché alcune permettono delle prestazioni ambientali e un’efficienza energetica più alte di altre. È quindi consigliabile preferire venue che siano state progettate per avere un basso impatto. Quelle di Superstudio Events, ad esempio, sorgono in vecchi edifici industriali già esistenti e riqualificati in modo da essere restituiti alla città in chiave più sostenibile.   
In generale, lo spazio dovrebbe avere le seguenti caratteristiche:

• essere ben collegato con il trasporto pubblico

• garantire prestazioni ambientali elevate, attestate tramite certificazioni come la ISO 20121 e la Leed (ottenute, ad esempio, da Superstudio Events)

• permettere di utilizzare il più possibile la luce naturale

• garantire una gestione corretta della raccolta differenziata

• utilizzare prodotti ecologici per la pulizia degli spazi e nei bagni

Riduzione del consumo energetico

La questione dei consumi è in parte collegata alla scelta della venue, in quanto preferire uno spazio che garantisca elevate prestazioni energetiche contribuisce a ridurre drasticamente i consumi. Non solo, ci sono altri accorgimenti che possono essere attuati, come:

• utilizzare energia da fonti rinnovabili

• utilizzare dispositivi elettronici a basso consumo (ad esempio monitor, proiettori e maxischermi a LED)

• misurare i consumi attraverso software intelligenti (in Superstudio Events li utilizziamo per monitorare il sistema di climatizzazione e gli impianti elettrici, in modo da ridurre gli sprechi e rilevare eventuali anomalie)

Gestione della mobilità

Quello della mobilità è sempre uno dei tasti più dolenti quando si parla di sostenibilità, perché i mezzi utilizzati dai partecipanti per raggiungere la sede producono molte delle emissioni associate all’evento. Purtroppo è anche l’aspetto più difficile da gestire, in quanto l’organizzatore della manifestazione non può avere un controllo diretto sulle scelte dei partecipanti. Esistono però alcune azioni che si possono mettere in pratica per contenerne l’impatto:

• invitare il pubblico all’utilizzo di mezzi pubblici o a basso impatto ambientale

• mettere a disposizione dei partecipanti navette (possibilmente elettriche) dalla stazione/aeroporto alla sede dell’evento

• valutare la possibilità di organizzare eventi ibridi (diffusi anche via Webinar), così da permettere ai partecipanti più distanti di seguire via web

• agevolare il car-pooling tra partecipanti

Scelta dei fornitori

Un altro passo importante nell’organizzazione di un evento è la scelta dei fornitori. Da chi si occuperà degli impianti audio e video alla produzione dei gadget, ogni fornitore può fare la differenza e insieme si può creare un evento davvero sostenibile. Ecco qualche accorgimento che si può adottare:

• preferire fornitori locali

• richiedere certificazioni di sicurezza e di sostenibilità

• scegliere gadget, allestimenti, ecc. prodotti con materiali ecologici, riutilizzabili e plastic free

• richiedere l'utilizzo di mezzi di trasporto a basso impatto ambientale per il trasporto dei materiali utilizzati

Opzioni per la ristorazione

Tra tutti i fornitori, quello che si occuperà del servizio ristorazione merita sicuramente una menzione particolare, perché oltre agli aspetti che abbiamo visto sopra, la scelta degli alimenti utilizzati produce un impatto sull’ambiente. Anche in questo caso esistono degli accorgimenti che possono fare la differenza:

• scegliere catering locali

• preferire prodotti territoriali e stagionali

• preferire alimenti e bevande biologici ed equosolidali

• preferire un catering che utilizzi stoviglie lavabili oppure, se monouso, in materiale biodegradabile

• preferire l’acqua di rete da distribuire in caraffe di vetro in modo da evitare l’utilizzo di bottiglie di plastica

• scegliere un fornitore certificato, che garantisca la riduzione degli sprechi e delle eccedenze alimentari

• donare l’eventuale cibo in eccesso ad enti caritatevoli, aderendo a progetti per il recupero delle eccedenze alimentari, come FoodforGood

Scelta degli allestimenti

Veniamo ora alla scelta degli allestimenti. Anche in questo caso la regola aurea è quella di evitare gli sprechi e riciclare il più possibile. In particolare, è consigliabile:

• preferire il riuso e il riciclo dei materiali, valutando ad esempio l'utilizzo degli arredi già presenti nella sede dell’evento

• richiedere certificazioni di sostenibilità dei materiali utilizzati

• nel caso in cui fosse inevitabile utilizzare materiali nuovi, valutare eventuali donazioni dopo l’uso

Attenzione al rumore

L’inquinamento acustico non è certo da sottovalutare. Gli esperti considerano i 40 decibel il limite per tutelare la salute dell’udito e sottolineano di non oltrepassare i 55 decibel.

In caso di volume alto, è bene comunicare ai partecipanti i possibili rischi per l’udito e fornire loro apparecchi di protezione. 
Esistono poi alcune azioni che si possono implementare per ridurre al massimo l’inquinamento acustico, come:

• utilizzare pannelli fonoassorbenti
• se l’evento si svolge all’aperto, o anche solo parzialmente all’esterno, esiste la possibilità di sfruttare l’asfalto fonoassorbente e predisporre piante e alberi in prossimità, in grado di attutire i rumori

Protezione del suolo

Se l’evento si svolge all’esterno, anche solo in parte, è necessario pensare a come proteggere il suolo per non arrecare danni e salvaguardarlo con la giusta attenzione.

Alcuni accorgimenti in tal senso sono:

• la delimitazione di aree protette o particolari per impedirne l’accesso al grande pubblico
• la valutazione di un budget da dedicare per coprire eventuali danni al suolo che potrebbero essere provocati dal maltempo. Ad esempio, durante un evento all’aria aperta, a causa di un forte vento, cade un oggetto imponente sul suolo danneggiandolo.

Comunicazione e sensibilizzazione

Qualsiasi sia l’evento che stiamo organizzando, non possiamo prescindere dal pianificare una buona attività di comunicazione. È importante sensibilizzare, ovvero agire sulla consapevolezza di partner e partecipanti in modo da coinvolgerli attivamente nell’attuazione di comportamenti sostenibili.    
Secondo i dati di Ipsos e Confindustria, infatti, 7 italiani su 10 premiano le aziende che offrono prodotti o servizi sostenibili. Tuttavia, sono gli stessi italiani (oltre il 70%) a confermare come non riescano a riconoscere le imprese veramente sostenibili. Abbiamo bisogno di mettere l’accento sulla comunicazione, che consente di traghettare messaggi importanti dall’azienda al singolo.

Lavorare quindi anche sulla comunicazione sostenibile diventa un tassello importante per contribuire alla salvaguardia dell’ambiente.

Ecco le azioni che si possono mettere in pratica:

• responsabilizzare fornitori, sponsor e partner  

• informare il pubblico delle proprie scelte di sostenibilità e delle certificazioni ottenute

• sensibilizzare i partecipanti riguardo all'impatto e all'eredità della loro presenza durante l'evento, in modo da invitarli a effettuare scelte più sostenibili  

• preferire il formato elettronico a quello cartaceo per la diffusione del materiale informativo relativo all’evento  
   

Messi in pratica tutti questi accorgimenti, come possiamo misurare se e di quanto il nostro evento sarà più sostenibile? Esistono dei protocolli che consentono il monitoraggio e la certificazione dell'impatto ambientale. Inoltre, una volta misurate le emissioni è possibile anche compensarle, ad esempio ricorrendo a strumenti quali l’acquisto di crediti di carbonio, la carbon-offset, derivanti da progetti certificati finalizzati alla riduzione delle emissioni di gas serra o alla loro rimozione dall’atmosfera come quelli di riforestazione locale. 

Fornirsi di questi strumenti rappresenta certamente un costo nel breve termine, ma è fondamentale affinché  i protocolli attestino in maniera inequivocabile il vostro impegno verso la sostenibilità, senza contare che  possono essere utili per accrescere la reputazione dell'evento e attirare un pubblico più consapevole. Ne esistono di varie tipologie e si dividono principalmente in certificazioni ed etichette. Queste ultime poi possono essere obbligatorie (riguardano alcuni prodotti in particolare, ad esempio quelle utilizzate per la classe energetica degli elettrodomestici) o volontarie (riguardano beni o servizi e sono le aziende a decidere se certificarli oppure no). 

Ad esempio, Superstudio Events ha ottenuto tre attestazioni di sostenibilità per due delle sue venue (Superstudio Più e Superstudio Maxi):

• certificazione ISO 20121
• certificazione Leed Gold
• certificazione energia 100% green

Superstudio Events ha inoltre sottoscritto un documento di impegno formale, nominato “Politica di sviluppo sostenibile”, con il quale si impegna progressivamente a:

• dotarsi di procedure per verificare la gestione sostenibile dell’organizzazione
• scegliere strumenti di misurazione qualitativi e quantitativi “SMART”: Specifici, Misurabili, Attuabili, Realistici e Temporizzati
• coinvolgere tutti gli stakeholders sui temi della sostenibilità
• soddisfare i requisiti di miglioramento continuo del sistema di gestione sostenibile

Se stai pensando di organizzare un evento sostenibile e vuoi avere maggiori informazioni rispetto a quanto illustrato in questo articolo, puoi scaricare gratuitamente la nostra guida alla sostenibilità. Inoltre, se cerchi uno spazio eventi a Milano, le venue di Superstudio Events rappresentano una garanzia di qualità e impegno: contatta i nostri consulenti per avere maggiori informazioni!