Organizzare una fiera, 4 consigli dai professionisti per un evento di successo

Il mondo delle fiere è vasto e comprende eventi molto diversi tra loro: dal Salone del Mobile all’EICMA fino a Vinitaly, solo per citarne alcune tra le più famose. Di conseguenza, anche la gestione di tutta la parte organizzativa varia da evento a evento. Tuttavia, nella nostra lunga esperienza in questo settore, abbiamo osservato che vi sono alcune linee guida che valgono per tutte le tipologie di fiere: condividendo questi consigli, speriamo di poter rendere più semplice il lavoro di tutti coloro che si occupano dell’organizzazione di una fiera.

Come ogni progetto, l’organizzazione di una fiera parte da un’idea che prende forma rispondendo a una serie di domande. Ecco di seguito uno schema che può essere utile avere sottomano durante l’organizzazione, che ti aiuterà a realizzare un evento fieristico di qualità, coerente e senza intoppi. Ecco di seguito gli step principali!

Indice:

1. Qual è il budget dell’evento fieristico?
   1. La vendita degli spazi agli espositori
   2. La scelta della location
2. Come realizzare la produzione della fiera?
   1. Il layout della fiera
   2. La sicurezza della fiera
   3. Il personale della fiera
3. Come ottimizzare la gestione della fiera attraverso i servizi digitali?

Il primo passo è la definizione del budget, che dipenderà principalmente da queste due voci (oltre che dall’aspettativa dei visitatori paganti!):

• La vendita degli spazi agli espositori
• La scelta della location

La vendita degli spazi agli espositori

La vendita degli spazi agli espositori rappresenta ovviamente l’entrata principale del bilancio di un evento fieristico, insieme ad eventuali sponsorizzazioni di carattere pubblicitario e di marketing. Per questo, uno dei primissimi step per capire il budget a disposizione sarà quello di determinare quale sia la vendibilità di questi spazi. 

Per fare ciò bisogna capire le motivazioni che spingono gli espositori a partecipare a una fiera: vale a dire, cercare di prevedere quali opportunità di business possono trovare in questo evento. 

In genere, le principali motivazioni degli espositori sono le seguenti:

• Far conoscere l’azienda e diventare un punto di riferimento nel settore
• Trovare nuovi fornitori o partner
• Trovare nuovi potenziali clienti

La vendibilità degli spazi sarà quindi direttamente proporzionale alle opportunità che offrirai ai potenziali espositori in termini di visibilità, possibilità di fare network e di vendere i loro prodotti e servizi.

La scelta della location

La spesa più rilevante di un evento fieristico è, solitamente, quella per la location. Tuttavia, la venue in cui si realizza la fiera è il biglietto da visita dell’evento fieristico: per questo non può essere sottovalutata. 

La location deve essere:  

• Capiente, ma non troppo grande: vale a dire che deve essere conforme alle aspettative di vendita, adeguata in termini di dimensione al numero di visitatori che pensi di attrarre. 
• Raggiungibile: in termini di logistica deve poter essere raggiunta facilmente dai mezzi pubblici e deve garantire un buon numero di parcheggi nelle vicinanze. 
• Strutturata: dalla gestione degli ingressi, alla pulizia, alla ristorazione, i servizi che la location offre sono fondamentali per la buona riuscita di un evento.

Ad esempio, a Milano Superstudio Events mette a disposizione Superstudio Maxi, un hub di 10.000 mq totalmente personalizzabile, che può ospitare fino a 3.400 persone. Lo spazio è inoltre collegato alla metropolitana di Famagosta e alle principali stazioni ferroviarie.

Stai pensando di organizzare il tuo evento fieristico a Superstudio Maxi? Contatta uno dei nostri consulenti per scoprirne tutte le opportunità!

Uno degli aspetti fondamentali per il successo di una fiera è la produzione, che riveste un ruolo fondamentale per rendere concreta la propria idea di progetto. Produrre un evento, infatti, significa rendere reale ciò che si è pensato. 

La produzione di una fiera è solitamente affidata dall’organizzatore a una realtà specializzata: ad esempio, nel caso di eventi fieristici realizzati nelle location di Superstudio a Milano, Superstudio Events mette a disposizione il proprio team di produzione per i clienti che necessitino di supporto e consulenza.

Gli aspetti che la produzione deve tenere in considerazione sono molti, ma il primo obiettivo è sempre quello di lavorare in sinergia con l’organizzatore per curare in particolare tre aree di lavoro:

• Il layout
• La sicurezza
• Il personale 

Il layout della fiera

Buona parte della riuscita di una fiera dipende dal suo “layout di mostra” che solitamente viene affidato ad una azienda di allestimenti e comprende:

• La disposizione degli stand 
• Gli ingressi e le uscite dei flussi 
• La collocazione delle reception e i controlli degli accrediti

Scegliere un’agenzia di produzione o una venue con un team specializzato come Superstudio Events, può facilitare molto questi processi. Compito di un organizzatore è infatti instradare il cliente per far sì che l’evento possa svolgersi al meglio e senza intoppi. Il primo passo è consigliarlo nelle fasi di allestimento in modo tale che esso possa risultare armonico e funzionale alla tipologia di prodotti esposti e al numero di visitatori attesi. 

Se vuoi scoprire tutti i servizi fieristici offerti da Superstudio Events, puoi contattare un nostro consulente: verrai subito richiamato! 
 

La sicurezza della fiera

In un contesto come quello fieristico, in cui sono molte le persone che si muovono nello spazio, è fondamentale avere ben chiare le norme e i protocolli di sicurezza. In particolare bisognerà pensare a:

• Rispettare le norme interne della location, specialmente in materia di uscite di sicurezza e numero di persone presenti
• Avere in loco i vigili del fuoco e un presidio medico, in osservanza delle normativi vigenti
• Valutare di coinvolgere un servizio di vigilanza esterna e in mostra

Rispettare le regole sulla sicurezza è fondamentale per prevenire gli incidenti, ma non è sempre facile sapersi districare in un mare di norme e di burocrazie, soprattutto perché esse vengono aggiornate spesso e cambiano nel tempo: anche per questa ragione è quindi importante poter contare sul supporto di un organizzatore di eventi affidabile.

Il personale della fiera

Per far sì che l’evento si svolga al meglio, devi prevedere l’organizzazione dell’accoglienza, in modo da permettere a espositori e visitatori di poter godere al meglio dell’esperienza. Dall’implementazione dei servizi alla gestione della pulizia dell’area espositiva per tutta la durata dell’evento, è bene assicurarsi che il personale specializzato sia presente in quantità sufficiente. Questo può fare la differenza tra un evento con alti standard qualitativi e uno meno riuscito!

Per rendere una fiera davvero attrattiva occorre differenziarsi. E in che modo puoi differenziare il tuo evento fieristico, facendoti notare da potenziali partner e clienti? Offrendo servizi digitali all’avanguardia che rendano l’esperienza della fiera piacevole, efficiente e utile.

Uno dei servizi più apprezzati è sicuramente quello dedicato allo snellimento degli ingressi, che solitamente si basa su una app per la vendita online dei biglietti. Ma non solo: grazie alla tecnologia oggi è possibile fornire tutta una serie di opzioni che potenziano il successo di una fiera. Ad esempio, alcuni dei servizi digitali messi a disposizione da Superstudio Events sono:

• Registrazione dei partecipanti e gestione degli accessi tramite app e QR Code
• Diretta streaming degli eventi fisici
• App per l’interazione tra espositori e visitatori 
• Realtà aumentata per creare vetrine virtuali interattive e strutturazione di esperienze immersive

Ne esistono molti altri, dalle app che offrono la possibilità di testare la soddisfazione dei partecipanti attraverso sondaggi di valutazione o di fare networking grazie all’ausilio di chat e servizi di messaggistica, fino ad arrivare a soluzioni più complesse. Tra queste una delle più interessanti per il contesto di una fiera è la gamification, utilizzabile dagli espositori per la promozione dei prodotti attraverso contest o mini game che attirano l’attenzione del pubblico e facilitano la raccolta dei dati.

Desideri informazioni su questi servizi oppure hai domande e curiosità? Contatta i nostri esperti per scoprire tutti i servizi digitali che faranno della tua fiera un evento indimenticabile!